Kalevan Kierroksen hallituksen kokous 11.6.2019

Kalevan Kierros

Hallituksen Skype-kokous 11.6.2019 klo 19

 

Kokouksessa läsnä:

Juha Nurmela, puheenjohtaja
Ilkka Kivi, jäsen
Anu Pikkarainen, jäsen
Tuomas Seppälä, jäsen
Hannu Kröger, jäsen
Ari Ilola, jäsen

Osmo Perkamo, jäsen (alkaen 19.55)

Toni Pikkarainen, asiantuntija kutsuttuna
Tiiu Tuomi, sihteeri

 

  1. Kokouksen avaus ja päätösvaltaisuus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 19.20.

  1. Edellisen kokouksen pk

Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.

  1. Suunnistuksen onnistuminen ja palautteen läpikäynti + palautteen perusteella tehtävät muutokset

Palautekyselyyn vastasi 66 kalevankiertäjää. Eniten kiitosta saivat kisakeskus, ratasuunnittelu, hajonnat ja tulospalvelu. Kritiikkiä annettiin siitä, että kaikki kolme rataa olivat melko samankaltaisia ja siitä, että pesupaikka ja palkintojen jako olivat kaukana kisakeskuksesta sekä suihkun kylmä vesi. Mitalissa tullaan huomioimaan, että siitä käy ilmi mikä laji on kyseessä. Julkaistaan vain yksi kilpailukutsu (ei erillisiä järjestäjän ja KK:n sivuilla). Tiedotuksen osalta muistetaan julkaista uutiset ensin nettisivuilla ja sieltä facebookiin. Kaikilla hitaassa lähdössä lähtevillä tulee olla mukana puhelin. Keskusteltiin myös nautiskelijoiden yhteislähdön kokeilusta ja päätettiin olla jatkamatta sitä. Jatkossa nautiskelijoiden yhteislähtö lähtee klo 9 hajontakartoilla.

  1. Soudun valmistelut

Reittiä on muutettu niin, että soudetaan reitti yhtenä kierroksena (30 km). Sarjat on sovittu ja pelastussuunnitelma tehty. Suomisportin osalta jouduttiin avaamaan monta eri tapahtumaa ja se oli hankalaa. Kilpailunjärjestäjän osalta järjestelyt ovat aikataulussa, tulospalvelussa saattaa olla vielä mietittävää. Kalevan Kierroksen uutiskirje, Kiertäjä lähtee vielä ensi viikolla, muistutuksena soudun ilmoittautumisen lähestyessä.

  1. Vuosijuhlan (23.11.2019) valmistelut

Solvallan kanssa on tehty alustava sopimus järjestelyistä. Anu ja Toni sopivat rogainingin järjestämisestä Helsingin Suunnistajien kanssa. Ilmoittautuminen otetaan Suomisportin kautta (KK pidättää 1 – 2 euroa/ilmoittautuminen).

  1. Todo-listan läpikäynti ja sen status

Käytiin lista ja läpi ja poistettiin tehdyt tehtävät.

  1. Muut asiat

Ilkka huomasi ry:n säännöissä ristiriidan lajisääntöjen kanssa. Juha korjaa asian nettisivuille ja Driveen.

Keskusteltiin ensi vuoden esitteen tekemisestä.

Keskusteltiin vuoden 2021 juoksun järjestäjän etsimisestä ja ajankohdasta.

  1. Kokouksen päätös ja seuraavasta kokouksesta sopiminen (kasvokkain)

Seuraava hallituksen kokous ti 27.8.2019 klo 17 Valimotie 10, Tiiu laittaa kalenterikutsun.
Esitetyöryhmä ke 19.6.2019 klo 18 Skype, Jupe laittaa kalenterikutsun.

Vuosikokoustyöryhmä ti 13.8.2019 klo 18 Skype, Jupe laittaa kalenterikutsun.

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.54.

Kalevan Kierroksen hallituksen kokous 4.5.2019

Hallituksen kokous
4.5.2019 klo 9

Haukilampi, Rajamäki

 

Paikalla:

Juha Nurmela, pj
Tuomas Seppälä
Toni Pikkarainen
Osmo Perkamo
Anu Pikkarainen
Ari Ilola
Ilkka Kivi
Hannu Kröger
Tiiu Tuomi, sihteeri

 

  1. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.15.
  2. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
  3. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.
  4. Taloustilanne, Jupe esitteli tämän hetkisen taloustilanteen. Todettiin, että jatkossa Suomisportiin tapahtumaa luotaessa on tapahtumalle laitettava kustannuspaikka, jonka avulla Outi pystyy tiliöimään tuotot. Tulojen suhteen ollaan vähän plussalla, mutta nettisivujen kaappaus aiheutti yllättäviä lisämenoja n. 500 e ja 30 e/kk. Loppuvuosi on siis mentävä tarkalla taloudenpidolla, jotta pysytään nollatuloksessa.
  5. Hiihdon palaute. Ari esitteli hiihdon palautteen. Kalevan kiertäjille varatut ladut olivat aiheuttaneet hämminkiä, osa ei nähnyt opasteita. Jäiset ladut saivat kritiikkiä, järjestelyt ja kuljetukset saivat kiitosta. Tulevaisuudessa lähtöön varataan enemmän tilaa kiertäjille ja kiertäjien lähtöalue merkitään paremmin. Pyritään myös tiedottamaan latujen kunnosta etukäteen.
  6. Suunnistuksen järjestelyiden tilanne. Anu kertoi, että järjestelyt ovat aikataulussa ja ratamestarin lausunto julkaistaan lähiaikana. Ensi viikolla lähetetään Kiertäjä, johon laitetaan infoa ja suunnistusvastaavan teksti. Lähtöpaikan siirtyminen muutetaan Suomisportiin ja laitetaan jo ilmoittautuneille sähköposti siitä, mitä on muutettu. Anu tarkastaa vielä “nautiskelijoiden lähtöön” ilmoittautuneet ja varmistaa, että siellä ei ole kovia suunnistajia mukana.
  7. Soudun valmistautuminen. Hannu avaa venepörssin ja Ari tekee tapahtuman Suomisportiin. Soutureitti on vielä avoin.
  8. Markkinointi. Ensi vuonna ei enää osallistuta Triathlon-messuille. GoExpo on ollut kokemuksena parempi ja tavoittanut enemmän potentiaalisia osallistujia. Osallistutaan syksyllä Espoon Rantamaratonin Expoon, mietitään myös SkiExpoon osallistumista. Ensi vuoden esitteeseen laitetaan myös 2021 vuoden alustavat päivämäärät.
  9. 2020 tapahtumapäivämäärät:
    Luistelu 15.2.
    Hiihto 22.3.
    Suunnistus 16.5.
    Soutu 27.6.
    Pyöräily 22.8.
    Juoksu 27.9.
  10. 2021 kilpailutusten aloittaminen. Päätettiin vaihtaa juoksu keväälle ja suunnistus syksylle palautekyselyn tulosten mukaisesti. Kartoitettiin mahdollisia järjestäjiä vuoden 2021 juoksulle Eteläisestä Suomesta ja noin viikkoa ennen koulujen päättäjäisiä. Tuomas jatkaa järjestäjän etsintää.
  11. Vuosikirja ja -juhla. Vuosikirjaan on jo luistelu- ja hiihtojutut tulossa ja muidenkin juttujen osalta ovat juttuaihiot tiedossa. Tuomas jatkaa vuosikirjan parissa. Vuosijuhlaan Hannu pyysi tarjouksia ja esitteli yhteenvedon tarjouskilpailun tuloksista. Päätettiin hyväksyä Solvallan tarjous sillä muutoksella, että varataan opiston auditorio, ei tarjouksessa ollutta Haltian auditoriota. Hannu jatkaa neuvotteluja Solvallan kanssa. Anu ja Toni selvittävät saadaanko rogainingia vuosijuhlan yhteyteen. Muitakin vaihtoehtoja voidaan tarjota, jos urheiluopistolla on. Päätettiin vuosijuhlan päivämääräksi 23.11.2019.
  12. Muut asiat.
    1. Anu tekee YAMK:n opinnäytetyönsä Kalevan Kierrokselle. Aiheena on toimintakäsikirjan laatiminen osakilpailuiden järjestämistä varten.
  13. Seuraava kokous Skypen kautta 11.6.2019 klo 19 – 20.30.
  14. Puheenjohtaja päätti kokouksen 12.04.