Hallituksen kokous
4.5.2019 klo 9

Haukilampi, Rajamäki

 

Paikalla:

Juha Nurmela, pj
Tuomas Seppälä
Toni Pikkarainen
Osmo Perkamo
Anu Pikkarainen
Ari Ilola
Ilkka Kivi
Hannu Kröger
Tiiu Tuomi, sihteeri

 

1. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.15.
2. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
3. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.
4. Taloustilanne, Jupe esitteli tämän hetkisen taloustilanteen. Todettiin, että jatkossa Suomisportiin tapahtumaa luotaessa on tapahtumalle laitettava kustannuspaikka, jonka avulla Outi pystyy tiliöimään tuotot. Tulojen suhteen ollaan vähän plussalla, mutta nettisivujen kaappaus aiheutti yllättäviä lisämenoja n. 500 e ja 30 e/kk. Loppuvuosi on siis mentävä tarkalla taloudenpidolla, jotta pysytään nollatuloksessa.
5. Hiihdon palaute. Ari esitteli hiihdon palautteen. Kalevan kiertäjille varatut ladut olivat aiheuttaneet hämminkiä, osa ei nähnyt opasteita. Jäiset ladut saivat kritiikkiä, järjestelyt ja kuljetukset saivat kiitosta. Tulevaisuudessa lähtöön varataan enemmän tilaa kiertäjille ja kiertäjien lähtöalue merkitään paremmin. Pyritään myös tiedottamaan latujen kunnosta etukäteen.
6. Suunnistuksen järjestelyiden tilanne. Anu kertoi, että järjestelyt ovat aikataulussa ja ratamestarin lausunto julkaistaan lähiaikana. Ensi viikolla lähetetään Kiertäjä, johon laitetaan infoa ja suunnistusvastaavan teksti. Lähtöpaikan siirtyminen muutetaan Suomisportiin ja laitetaan jo ilmoittautuneille sähköposti siitä, mitä on muutettu. Anu tarkastaa vielä “nautiskelijoiden lähtöön” ilmoittautuneet ja varmistaa, että siellä ei ole kovia suunnistajia mukana.
7. Soudun valmistautuminen. Hannu avaa venepörssin ja Ari tekee tapahtuman Suomisportiin. Soutureitti on vielä avoin.
8. Markkinointi. Ensi vuonna ei enää osallistuta Triathlon-messuille. GoExpo on ollut kokemuksena parempi ja tavoittanut enemmän potentiaalisia osallistujia. Osallistutaan syksyllä Espoon Rantamaratonin Expoon, mietitään myös SkiExpoon osallistumista. Ensi vuoden esitteeseen laitetaan myös 2021 vuoden alustavat päivämäärät.
9. 2020 tapahtumapäivämäärät:
   Luistelu 15.2.
   Hiihto 22.3.
   Suunnistus 16.5.
   Soutu 27.6.
   Pyöräily 22.8.
   Juoksu 27.9.
10. 2021 kilpailutusten aloittaminen. Päätettiin vaihtaa juoksu keväälle ja suunnistus syksylle palautekyselyn tulosten mukaisesti. Kartoitettiin mahdollisia järjestäjiä vuoden 2021 juoksulle Eteläisestä Suomesta ja noin viikkoa ennen koulujen päättäjäisiä. Tuomas jatkaa järjestäjän etsintää.
11. Vuosikirja ja -juhla. Vuosikirjaan on jo luistelu- ja hiihtojutut tulossa ja muidenkin juttujen osalta ovat juttuaihiot tiedossa. Tuomas jatkaa vuosikirjan parissa. Vuosijuhlaan Hannu pyysi tarjouksia ja esitteli yhteenvedon tarjouskilpailun tuloksista. Päätettiin hyväksyä Solvallan tarjous sillä muutoksella, että varataan opiston auditorio, ei tarjouksessa ollutta Haltian auditoriota. Hannu jatkaa neuvotteluja Solvallan kanssa. Anu ja Toni selvittävät saadaanko rogainingia vuosijuhlan yhteyteen. Muitakin vaihtoehtoja voidaan tarjota, jos urheiluopistolla on. Päätettiin vuosijuhlan päivämääräksi 23.11.2019.
12. Muut asiat.
    1. Anu tekee YAMK:n opinnäytetyönsä Kalevan Kierrokselle. Aiheena on toimintakäsikirjan laatiminen osakilpailuiden järjestämistä varten.
13. Seuraava kokous Skypen kautta 11.6.2019 klo 19 – 20.30.
14. Puheenjohtaja päätti kokouksen 12.04.