Kalevan Kierros ry:llä on kaksi henkilörekisteriä, joita se toiminnassaan käyttää. Alla on esitetty tietosuojaselosteet molemmista rekistereistä. Kussakin selosteessa on tiedot miten toimia itseään koskevien tietojen osalta.

SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA  – OHTU KALEVA (pisteiden lasku, ansiomerkkien yms. rekisteröinti sekä joukkueiden muodostus)

1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Kalevan Kierros ry
Osoite: Haikarinkatu 15 D 9, 08100 Lohja

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Tiiu TuomiOsoite/puh/email: Kirkkotie 824 01900 Nurmijärvi/p. 0400602756/ tiiu.tuomi@gmail.com

3. Rekisterin nimi
Kalevan Kierros ry:n Ohtu Kaleva

4. Rekisterin kuvaus
Yhdistyslaki (11§) velvoittaa yhdistyksen hallitusta pitämään yllä jäsenluetteloa, johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluetteloa ylläpidetään seuran jäsenrekisterissä (Suomisport), johon keretään myös muita henkilötietoja seuran sisäisen viestinnän sekä laskutuksen mahdollistamiseksi. Henkilötietoja ylläpidetään myös Ohtu Kalevassa, jossa säilytetään Kalevan Kierroksen tuloksia.

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT
Ohtu Kalevaan kerätään tiedot Suomispostista. Rekisteristä löytyy seuraavat henkilötiedot:

• nimi
• syntymäaika
• sukupuoli

5. Henkilötietojen käsittely ja käyttö
TIETOJEN KÄYTTÖ
Jäsenrekisterin käsittelijät käyttävät henkilön henkilötietoja ainoastaan anonymisoituna tilastotietona, seuran sisäisessä viestintä/tiedottamistarkoituksessa, laskutukseen liittyvissä toimissa tai virhetilanteiden korjaamista varten.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN
Mikäli tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröidyltä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti (esim. seuran tehdessä leiri-, kilpailu- tai muita tapahtumailmoittautumisia).

7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Jäsenrekisterin teknisestä toteutuksesta vastaa Kalevan Kierros ry:n hallitus.
Jäsenrekisterin käsittelijät, kuten lajin vastuuhenkilö/henkilöt (kaikki, jolla on pääsy rekisteritietoihin) sitoutetaan sopimuksin seuran tietosuojaperiaatteisiin.

8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen
Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja muokata tietojaan rekisterissä. Rekisterinpitäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

9. Omien tietojen poistaminen
Rekisteröity voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen poistoa jäsenyyden päätyttyä. Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua kyseessä olevalle kaudelle.

 

SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA – SUOMISPORT (ilmoittautumiset ja jäsenmaksut)

1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Kalevan Kierros ry
Osoite: Haikarinkatu 15 D 9, 08100 Lohja

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Tiiu Tuomi
Osoite/puh/email: Kirkkotie 824 01900 Nurmijärvi/p. 0400602756/ tiiu.tuomi@gmail.com

3. Rekisterin nimi
Kalevan Kierros ry:n Suomisport

4. Rekisterin kuvaus
Yhdistyslaki (11§) velvoittaa yhdistyksen hallitusta pitämään yllä jäsenluetteloa, johon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenluetteloa ylläpidetään seuran jäsenrekisterissä (Suomisport), johon keretään myös muita henkilötietoja seuran sisäisen viestinnän sekä laskutuksen mahdollistamiseksi.

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT
Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot:

• Nimi, syntymäaika, kotipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite (kotiosoite ja sähköpostiosoite ovat vaihtoehtoisia tietoja).
• Alaikäisiltä harrastajilta huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

5. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

TIETOJEN KÄYTTÖ
Jäsenrekisterin käsittelijät käyttävät henkilön henkilötietoja ainoastaan anonymisoituna tilastotietona, seuran sisäisessä viestintä/tiedottamistarkoituksessa, laskutukseen liittyvissä toimissa tai virhetilanteiden korjaamista varten.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN
Mikäli tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröidyltä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti (esim. seuran tehdessä leiri-, kilpailu- tai muita tapahtumailmoittautumisia).

7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Jäsenrekisterin teknisestä toteutuksesta vastaa Olympiakomitea ja Vincit.
Jäsenrekisterin käsittelijät, kuten lajin vastuuhenkilö/henkilöt (kaikki, jolla on pääsy rekisteritietoihin) sitoutetaan sopimuksin seuran tietosuojaperiaatteisiin.

8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen
Jäsenellä on oikeus tarkistaa ja muokata tietojaan jäsenrekisterissä. Rekisterinpitäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

9. Omien tietojen poistaminen
Rekisteröity voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen poistoa jäsenyyden päätyttyä. Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain jäsenet, jotka eivät ole maksaneet jäsenmaksua kyseessä olevalle kaudelle.